A importância da Gestão de Projetos para um Consultor Imobiliário

(artigo redigido em colaboração com Thais Lima, Gestora de Projectos)

“Como é que faço para gerir todo o meu trabalho?”. Todos os profissionais já colocaram esta questão a si próprios. Por isso, convidámos a Thais Lima, SCRUM Master e Gestora de Projetos, para explicar a importância desta ferramenta para um Consultor Imobiliário.

Já se questionou sobre a gestão de tempo, objetivos e valores financeiros da sua vida pessoal e profissional? Se a sua resposta foi sim, então já começou a questionar a sua vida na ótica da gestão de projetos.

Por vezes, imaginamos uma série de barreiras e questões mirabolantes sobre o que é a gestão de projetos. A verdade é que, desde sempre, usamos esta função: na construção da Muralha da China, na criação de uma vacina, na mudança de casa e até mesmo na organização de um casamento. Todos estes eventos só foram bem sucedidos porque foram planeados! É claro que na antiguidade, a especificação e informações eram menores, o que aumentava as possibilidade de falhar, contudo a essência sempre esteve presente.

O que é a Gestão de Projetos?

A Gestão de Projetos é  um conjunto de técnicas, conhecimentos e métodos de trabalho que ajudam, neste caso, um consultor imobiliário, a atingir os seus objetivos.

O Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), uma espécie de guia de boas práticas da gestão de projetos, define esta ferramenta como o esforço temporário despendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Dentro deste conceito foram construídas inúmeras variações e metodologias, como a Prince, SCRUM (sobre a qual a Thais Lima é especialista), Kanban, entre outras que, independentemente das suas metodologias,  têm começo, meio, fim e passam pelas etapas de planeamento, acompanhamento, revisão e retrospetiva. Além disso, todos os métodos possuem três limitações: tempo, objetivo e custos.

Porque é que a Gestão de Projetos é importante para o Consultor Imobiliário?

• Aumento de produtividade;
• Resultado mensuráveis em qualquer fase do projeto;
• Maior organização das informações;
• Agilidade e eficiência na comunicação;
• Monitorização ao longo do projeto;
• Acompanhamento, em tempo real em qualquer lugar, de cada cliente;
• Diferencial competitivo;
• Acessibilidade.

Isto tudo leva à Fidelização do cliente.

Resumindo em três pontos:

• 1º Economiza tempo – Se todos os relacionamentos que tem com o seu cliente estiverem organizados, não irá precisar de procurar informações cada vez que alguma coisa é solicitada;
• 2º Foco no resultado – As pessoas estão cada vez mais focadas em obter resultados de forma rápida. Não existe tempo a perder na constante obtenção e levantamento de resultados.
• 3º Experiência do utilizador –  Já se perguntou o que o diferencia? Num mercado cada vez mais competitivo, qual a experiência que quer proporcionar aos seus clientes? As pessoas esquecem nomes, datas e detalhes, mas nunca esquecem a maneira como se sentem!

Como começar a fazer Gestão de Projetos?

1. Pense nas etapas do relacionamento com o seu cliente, e que tipo de informações tanto você como ele precisam.

Nesta altura deve definir as razões, necessidades e objetivos da sua realização. Faça uma previsão dos recursos que vai precisar e uma análise do investimento do negócio. Pode e deve incluir os seus clientes nesta fase, a fim de entender melhor as necessidades e aumentar a satisfação do seu cliente.

2. Encontre o método de organização que funciona melhor para si.

É importante que saiba gerir o seu tempo para que se possa organizar melhor!

Experimente o método Pomodoro. Esta técnica foi desenvolvida com o objetivo de melhorar a gestão de tempo.  O Pomodoro, é uma sessão de trabalho de 25 minutos, seguida de uma pausa, que vai variando de acordo com a quantidade de Pomodoros que já passaram. Agarre na lista de todas as tarefas que tem pendentes, marque 25 minutos e trabalhe sem qualquer interrupção, depois faça uma pausa de cinco minutos e volte ao trabalho. Existem inúmeros sites que o podem ajudar a contar o seu tempo.

Utilize o método SCRUM. Como referimos no início, a Thais Lima é expert em gestão de projetos com especialização em SCRUM. Esta é considerada uma das ferramentas de gestão de projetos mais ágeis. É iniciada a partir de uma lista com tudo aquilo a que se propõe alcançar. A lista é dividida em cinco ciclos que, por sua vez, são chamados de sprints e cuja validade é de duas a quatro semanas. Em cada sprint há um conjunto de tarefas que deve ser colocado em prática e entregue ao utilizador final ou, neste caso, apresentar algum resultado.

3.  Execute tudo aquilo que foi planeado, mas não se esqueça de monitorizar os resultados de cada etapa.

É importante que vá controlando tudo o que é desenvolvido no projeto para poder corrigir, caso algo corra mal.

Ferramentas recomendadas para Gestão de Projectos

– Trello

Esta é a ferramenta indicada para quem quer começar! O Trello é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gestão de projetos em listas. É versátil e ajusta-se às necessidades do utilizador. Pode ser utilizado por um só indivíduo ou para trabalhos em equipa. E o melhor de tudo: é grátis!

– Mural

A filosofia é a mesma: ajudar na organização de tarefas. O Mural é uma ferramenta criativa onde pode colocar os seus arquivos, links e documentos que irão aparecer num quadro gigante. Qualquer pessoa se pode juntar e editar o seu Mural. O único senão é que, se quiser fazer um brainstorming com a sua equipa, tem de pagar.

– Todoist

A Todoist é, como o próprio nome sugere, uma aplicação de to-do list, onde pode colocar as suas tarefas e lembretes. O melhor desta aplicação é que pode sincronizar automaticamente com qualquer dispositivo e receber notificações.

– Simple Mind

A Simple Mind permite-lhe estruturar aquilo em que está a pensar, ou seja, transporta o seu mapa mental para o ecrã para que consiga facilmente visualizá-lo e partilhá-lo com quem quiser. Esta plataforma é paga, mas pode aproveitar a versão teste e começar a fazer o seu Mind Mapping.

Visão, planeamento e diferenciação são as três palavras chave para começar a sua gestão de projetos, no entanto, é importante estar preparado para possíveis falhas. É durante o processo que aprendemos e encontramos as melhores formas de execução.

Ouça o episódio keetalks com a Thais Lima: